Ce que le portail de la CCF change en pratique : guide pour les praticiens et les requérants

Le 26 mars 2026, la Commission de contrôle des fichiers d'INTERPOL (CCF) a mis en place un portail en ligne dédié au dépôt des demandes. À la même date, la CCF a publié son premier Guide d'utilisation du portail à l'intention des demandeurs (le « Guide d'utilisation ») et a adopté un ensemble révisé de Règles de fonctionnement, remplaçant celles qui avaient été modifiées pour la dernière fois le 27 juin 2024. Ensemble, ces documents redéfinissent la phase initiale du processus de la CCF. Cet article présente les changements intervenus, ce que ces modifications impliquent dans la pratique, et ce que les praticiens et les demandeurs doivent faire à cet égard.

L'e-mail est mort

C'est le point de départ. Le portail n'est pas une option supplémentaire ; c'est la seule option possible. L'article 25 des Règles de fonctionnement modifiées exige que toutes les soumissions soient effectuées via le portail. Le Guide de l'utilisateur précise que la CCF ne tiendra pas compte des informations ou des documents envoyés par courrier électronique ou postal, sauf si elle a autorisé d'autres moyens en vertu de l'article 25(2) dans des circonstances exceptionnelles.

Concrètement, cela signifie que toute entreprise, toute ONG et tout demandeur agissant en son nom propre qui dépose une nouvelle demande doit utiliser le portail. Pour les dossiers déjà en cours devant la CCF, la situation est différente. La FAQ de la CCF confirme que les demandes soumises avant le lancement du portail seront traitées selon la procédure antérieure, et que les demandeurs n'ont aucune démarche à effectuer. La CCF pourrait décider de transférer les dossiers en cours vers le portail ; le cas échéant, les demandeurs en seront informés.

Pour les nouvelles demandes, toutes les communications postérieures à la soumission doivent passer par la fonction « Envoyer un message » du portail. Les e-mails émis par la CCF proviennent d'une adresse « no-reply » non surveillée. Les réponses à ces e-mails ne seront pas reçues. Les praticiens qui déposent une nouvelle demande doivent en prendre bonne note : une fois la demande soumise, le portail est le seul canal de communication.

La limite de 10 pages

L'article 30, paragraphe 8, des Règles de fonctionnement modifiées instaure une limite stricte pour le résumé des arguments accompagnant les demandes de correction, de suppression ou de révision : 10 pages au maximum. Cette règle est entièrement nouvelle. Les Règles de fonctionnement précédentes n'imposaient aucune limite de pages.

Le Guide de l'utilisateur précise ce que ces dix pages doivent contenir : un exposé factuel, des arguments juridiques classés en fonction des règles d'INTERPOL qui auraient été violées, ainsi qu'un résumé clair de l'objet de la demande. Les éléments facultatifs comprennent des informations générales sur le demandeur, des renvois aux annexes, des informations sur les demandes connexes et toute restriction concernant les sources de données.

La limite de 10 pages est une condition de recevabilité, et non une simple recommandation. Tout mémoire qui la dépasse risque d'être déclaré irrecevable avant même que l'examen au fond n'ait lieu. Cette règle ne prévoit aucune marge d'appréciation.

La limite des 20 annexes

Le Guide de l'utilisateur précise que les auteurs peuvent joindre jusqu'à 20 annexes. Chacune doit être clairement identifiée, avec un nom de fichier commençant par le numéro de l'annexe, et mentionnée dans le résumé des arguments.

Dans les dossiers comportant une documentation abondante (décisions de justice, rapports nationaux, avis d'experts, articles de presse, documents d'entreprise, preuves médicales, correspondance), le choix des 20 pièces à produire relève d'un jugement stratégique. La question n'est plus « quelles preuves étayent mes arguments ? », mais « quels sont les 20 documents les plus percutants que la Commission doit examiner ? »

Le Guide de l'utilisateur prévoit une exception partielle : lorsque les informations sont publiées sur un site web librement accessible, l'URL doit être mentionnée dans le document d'argumentation plutôt que d'être jointe en annexe. La version PDF ne doit pas être incluse. En revanche, les sources accessibles uniquement sur abonnement ou nécessitant une connexion doivent être jointes au format PDF. Cela signifie que les rapports sur la situation des pays, les articles de presse et les bases de données juridiques accessibles au public peuvent être cités par leur URL, ce qui permet de réserver les emplacements d'annexe aux documents qui ne figurent que dans le dossier de l'affaire.

Si un déposant a besoin de plus de 20 annexes, le Guide de l'utilisateur indique qu'il doit énumérer et justifier les documents supplémentaires, et que la Commission lui fera part de son avis. Cela laisse entendre qu'il existe une certaine marge de manoeuvre par rapport à ce plafond, mais cela ne doit pas être considéré comme une solution de contournement systématique. Le fait de déposer 20 annexes puis de demander l'autorisation d'en ajouter 15 ne sera pas perçu favorablement.

Pas de vidéo, pas d'audio : procédure écrite uniquement

Le guide de l'utilisateur précise que les documents audio et vidéo ne sont pas pris en compte lors de l'examen d'une demande. La procédure devant la CCF est écrite. Seules les transcriptions des extraits pertinents peuvent être prises en considération.

Les conséquences pratiques sont immédiates. Toute affaire s'appuyant sur des témoignages enregistrés (entretiens avec des témoins, déclarations de clients, émissions médiatiques, enregistrements de procédures judiciaires) doit désormais inclure des transcriptions écrites des passages pertinents. C'est la transcription qui fait désormais office de preuve, et non l'enregistrement.

Demandes préemptives : une question en suspens

Le terme « demande préventive » est généralement compris comme désignant les demandes adressées à la Commission dans lesquelles le demandeur prie INTERPOL de ne traiter aucune donnée future figurant dans ses fichiers, même si ceux-ci ne contiennent actuellement aucune donnée, au motif que cela constituerait une violation des règles de l'Organisation. Le Statut de la CCF n'utilise pas ce terme, mais le concept a été reconnu et décrit sur le site web public d'INTERPOL.

Conformément à la pratique antérieure, telle qu'elle est décrite sur la page de la CCF du site web d'INTERPOL, la procédure se déroulait comme suit. Le demandeur pouvait fournir des informations à l'appui de son argument selon lequel le traitement de ces données enfreindrait les règles d'INTERPOL. Dès réception, la Commission transmettait la demande et toute information jointe au Secrétariat général d'INTERPOL pour information et suite à donner, afin que ces éléments puissent être pris en compte lors de futurs contrôles de conformité si une demande de coopération policière était reçue de la part de l'État requérant. La Commission informait le demandeur que la demande avait été transmise au Secrétariat général. Toutefois, la Commission ne prenait aucune autre mesure concernant l'examen des données, à moins que le demandeur ne présente ultérieurement une demande distincte d'accès et/ou de rectification ou de suppression des données, auquel cas la Commission examinait la demande conformément à ses règles et procédures.

En d'autres termes, la demande préventive ne constituait pas une procédure décisionnelle à part entière. Il s'agissait d'un mécanisme permettant de verser au dossier du Secrétariat général les arguments et les éléments de preuve avant toute publication des données, afin que ces éléments soient disponibles lors de l'examen de conformité. À ce stade préventif, la Commission a joué un rôle de relais et non de décideur. L'examen au fond n'a commencé que si et lorsque le demandeur a déposé une demande distincte de correction ou de suppression après que les données ont été intégrées au système d'INTERPOL.

Ces informations ont désormais été supprimées de la page CCF du site web public d'INTERPOL. Le nouveau portail propose trois types de demandes : accès, rectification/suppression et révision. Aucune de ces demandes ne correspond à une demande préventive. Une demande préventive n'est pas une demande d'accès, ce n'est pas une demande de rectification/suppression au sens traditionnel du terme (il n'y a pas d'avis publié ni de diffusion à contester), et ce n'est certainement pas une demande de révision.

Le Guide de l'utilisateur ne dit rien sur les demandes préventives. Il ne les mentionne pas, n'explique pas comment elles doivent être classées dans la structure à trois catégories du portail et n'indique pas si elles sont toujours disponibles.

Cette lacune est importante. Les demandes préventives remplissaient une fonction spécifique : elles permettaient à toute personne disposant d'informations crédibles selon lesquelles un État requérant avait l'intention d'émettre une notice rouge ou une diffusion de faire valoir ses arguments auprès du Secrétariat général avant que les données ne soient intégrées au système d'INTERPOL. Dans les cas impliquant une persécution politique, des poursuites à titre de représailles ou des schémas avérés d'abus, le fait de disposer d'éléments versés au dossier du Secrétariat général avant l'examen de conformité constituait une garantie concrète. La disparition de la catégorie « préventive » tant de la structure du portail que de la documentation de la CCF accessible au public soulève la question de savoir si ce mécanisme existe toujours et, dans l'affirmative, comment il devrait être invoqué.

La meilleure approche consisterait peut-être à déposer une demande de suppression via le portail, en invoquant le risque de publication des données, et à utiliser le document d'argumentation pour expliquer le caractère préventif de cette démarche. Il n'est pas certain que la CCF accepte cette approche.

Les demandes d'accès sont désormais simplifiées

Dans le cadre de l'ancien système, les demandes d'accès étaient généralement transmises par courrier électronique, accompagnées d'une lettre d'accompagnement, d'une procuration et de pièces d'identité. Certains professionnels rédigeaient des lettres d'accompagnement détaillées exposant les motifs de leur demande et leurs éventuelles préoccupations concernant le traitement des données.

Le portail simplifie cette procédure. Les demandes d'accès ne nécessitent ni lettre d'accompagnement ni résumé des arguments. Les champs structurés du portail suffisent. L'auteur de la demande fournit les informations d'identité du demandeur, sélectionne le type de données, puis valide la demande. Le guide précise que des informations complémentaires peuvent être indiquées dans les champs du portail, mais cela n'est pas obligatoire.

Il s'agit là d'une simplification bienvenue. Elle réduit considérablement le temps nécessaire à la préparation des demandes d'accès et lève toute ambiguïté quant aux documents requis au moment de l'accès.

Les auteurs des demandes sont invités (sans que cela soit obligatoire) à vérifier si le site web d'INTERPOL contient des notices rouges ou jaunes accessibles au public concernant le demandeur, et à le signaler. Le Guide rappelle que la plupart des notices rouges sont réservées aux services chargés de l'application de la loi et ne sont pas accessibles au public ; par conséquent, l'absence de mention publique ne signifie pas qu'il n'existe aucune donnée.

Demandes de révision : le seuil des deux pages

Le portail impose une procédure par étapes pour les demandes de révision au titre de l'article 42 du Statut de la CCF. Lors de la première étape, les requérants ne peuvent joindre qu'un seul document : un résumé de deux pages décrivant les faits nouvellement découverts.

Deux pages. Pas de document d'argumentation. Pas d'annexes.

La CCF examine ensuite le résumé de deux pages. Ce n'est que si la Commission demande des documents supplémentaires que le requérant peut fournir un résumé complet de ses arguments (dans la limite de 10 pages) et des annexes (dans la limite de 20 annexes). La demande doit être déposée dans les six mois suivant la découverte des faits nouveaux.

Il s'agit là d'un véritable mécanisme de filtrage. Le résumé de deux pages doit, à lui seul, remplir trois fonctions : identifier avec précision les faits nouvellement découverts, expliquer pourquoi ces faits auraient pu conduire la Chambre des requêtes à une conclusion différente concernant la requête initiale, et établir que ces faits n'étaient pas disponibles lors de la procédure initiale. Si le résumé de deux pages ne parvient pas à convaincre la CCF qu'un réexamen complet est justifié, la demande n'est pas retenue. Il n'y a pas de seconde chance à ce stade.

Les praticiens qui déposent des demandes de révision doivent considérer ce résumé de deux pages comme le document le plus important du dossier. Il ne s'agit ni d'une simple formalité ni d'un dépôt préliminaire. C'est le point de départ. Rédigez-le avec le même soin et la même précision que pour un mémoire final.

Un seul type de demande par dépôt : fin des dépôts groupés

Le portail exige que les demandeurs choisissent un type de demande par soumission : accès, rectification/suppression ou révision. Un seul type peut être sélectionné. Si un demandeur souhaite à la fois présenter une demande d'accès et une demande de rectification/suppression, il doit effectuer deux soumissions distinctes.

Dans le cadre de l'ancien système par courrier électronique, il était courant de soumettre une demande combinée d'accès et de suppression dans un seul dossier, souvent accompagnée d'une seule lettre d'accompagnement présentant les deux demandes. Cette pratique n'est plus possible.

Le portail permet de relier des demandes via la rubrique « Lien », afin que la CCF ait connaissance des dossiers connexes. Les demandes reliées peuvent concerner le même demandeur, la même affaire pénale ou des membres d'une même famille. En cas de soumission simultanée de demandes reliées, le Guide recommande d'indiquer dans la première demande qu'une autre demande « suivra ».

Il y a un point essentiel : même lorsque les demandes sont liées, la CCF les traite chacune séparément. Les arguments et les pièces justificatives fournis dans une demande ne peuvent pas être invoqués pour étayer une autre demande liée. Chaque demande doit être autonome. Cela signifie que si des pièces justificatives sont pertinentes à la fois pour une demande d'accès et pour une demande de rectification ou de suppression, elles doivent être jointes séparément aux deux demandes.

Procuration : ce que les professionnels doivent absolument savoir

Le guide énonce plusieurs exigences relatives aux procurations que les praticiens doivent assimiler.

La procuration doit être signée par le demandeur. Une procuration signée par l'avocat, dans laquelle celui-ci se désigne lui-même comme représentant, n'est pas acceptée. Le Guide est très clair sur ce point. Dans les cas où le client est en détention, en exil, en fuite ou difficile à joindre pour toute autre raison, la procuration signée doit tout de même être obtenue avant que la demande puisse être soumise via le portail. Il n'existe aucune solution de contournement, aucun mécanisme de dépôt provisoire et aucune exception.

En l'absence de date d'expiration, la CCF considérera que la procuration est valable pendant deux ans à compter de la date de signature du demandeur. Les cas dont la durée est susceptible d'être plus longue doivent soit prévoir une durée de validité spécifique plus longue, soit faire l'objet d'un renouvellement de la procuration avant son expiration.

La CCF met à disposition un modèle de procuration permettant de désigner un représentant principal et jusqu'à deux contacts supplémentaires au sein du même cabinet ou de la même organisation. Ces trois personnes peuvent recevoir la correspondance de la CCF. Les cabinets sont invités à utiliser ce modèle afin de s'assurer que les communications relatives aux dossiers parviennent aux bonnes personnes, en particulier lorsque plusieurs avocats travaillent sur une même affaire.

Changement de représentant : les conséquences que les professionnels doivent expliquer à leurs clients

La procédure à suivre pour changer de représentant en cours d'instance est décrite en détail dans le Guide de l'utilisateur, et elle comporte des risques réels.

Si un demandeur souhaite changer de représentant, le nouveau représentant doit soumettre une nouvelle demande via le portail, accompagnée d'une nouvelle procuration signée par le demandeur. Le nouveau représentant devient alors automatiquement l'unique interlocuteur.

Le nouveau représentant doit faire un choix binaire : soit la CCF continue à prendre en compte les observations de l'ancien représentant, soit le nouveau dossier annule et remplace intégralement ces dernières. Il ne s'agit pas d'une transition en douceur. Si le nouveau représentant choisit l'annulation, les observations précédentes sont effectivement retirées. Le dossier repart à zéro. S'il choisit de poursuivre, les deux séries d'observations restent versées au dossier.

Le nouveau représentant peut également demander que l'examen de la demande existante soit suspendu pendant qu'il prépare de nouveaux documents. Cela permet de gagner du temps, mais allonge la durée de la procédure.

Il existe un autre mécanisme qui nécessite une gestion rigoureuse des clients. Si un demandeur dont la demande est en cours de traitement via un représentant contacte directement la CCF (en soumettant une demande via le portail en son nom propre), la CCF considérera cela comme une instruction indiquant que le demandeur est désormais l'unique interlocuteur. L'ancien représentant en sera informé. Ce processus est automatique : il n'y a pas d'étape de confirmation.

Les conséquences pratiques sont claires. Les clients doivent être informés par écrit, avant le début de la procédure, que tout contact direct avec la CCF pourrait entraîner la résiliation du mandat du représentant. Les lettres de mandat doivent mentionner ce point expressément. Un client qui contacte la CCF par frustration, impatience ou confusion risque de rompre involontairement la relation avocat-client aux fins de la procédure devant la CCF, sans autre moyen de revenir sur cette décision que de déposer une nouvelle demande visant à rétablir la représentation.

Un brouillon après l'autre

Le portail permet aux utilisateurs d'enregistrer un seul brouillon à la fois. Un seul. Pour les professionnels gérant plusieurs clients, cela signifie qu'il n'est pas possible de travailler en parallèle sur des brouillons relatifs à différents dossiers au sein d'un même compte sur le portail. Chaque brouillon doit être finalisé et soumis (ou supprimé) avant de pouvoir commencer le suivant. Les calendriers de dépôt des cabinets traitant un volume important de dossiers devront tenir compte de cette contrainte.

Ce que les demandeurs doivent savoir

Pour les demandeurs qui déposent leur demande en leur propre nom, sans représentation juridique, le portail est conçu pour être facile à utiliser. Le formulaire s'adapte de manière dynamique, en masquant les sections qui ne sont pas pertinentes. Les champs obligatoires garantissent le respect des critères minimaux d'admissibilité. Des menus déroulants permettent d'organiser les réponses.

Cela dit, les demandeurs qui se représentent eux-mêmes doivent garder à l'esprit plusieurs points qui ne ressortent pas forcément de l'interface du portail.

La limite de 10 pages s'applique à tous, et pas seulement aux avocats. Les demandeurs qui déposent eux-mêmes leurs demandes de rectification ou de suppression doivent respecter les mêmes exigences de format.

La limite des 20 annexes s'applique de la même manière. Pour choisir les 20 documents à joindre, il convient de déterminer ceux qui auront le plus de poids auprès de la Commission, et non pas de simplement joindre tous les documents disponibles.

Tous les documents doivent être rédigés en arabe, en anglais, en français ou en espagnol. Les documents rédigés dans d'autres langues doivent être traduits. Cela vaut également pour les annexes.

Le portail est le seul moyen de communiquer avec la CCF. Une fois votre demande envoyée, tous les messages ultérieurs doivent passer par la fonction « Envoyer un message » du portail. Les e-mails adressés à la CCF ne seront pas pris en compte.

Résumé

Le lancement du portail constitue la réforme procédurale la plus importante menée par la CCF depuis des années. Il uniformise la procédure d'enregistrement des dossiers, impose une certaine rigueur dans la présentation des documents et rehausse le niveau d'exigence quant à ce que la Commission acceptera lors de l'enregistrement. Pour les praticiens, les principaux ajustements à apporter sont les suivants : restructurer les arguments pour les limiter à 10 pages, sélectionner les pièces à joindre pour qu'elles tiennent dans 20 annexes, transcrire par écrit toute preuve audiovisuelle, informer les clients des conséquences d'un contact direct avec la CCF et clarifier le statut des demandes préventives avant le dépôt.

Pour les demandeurs, le portail est accessible, mais les exigences sont strictes. Les contraintes de format s'appliquent aussi bien aux personnes représentées par un avocat qu'à celles qui se représentent elles-mêmes. Une bonne préparation est plus importante que jamais.

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Charlie Magri est le fondateur d'Otherside, un cabinet d'avocat spécialisé exclusivement dans les questions relatives à INTERPOL et à la CCF. Il a précédemment occupé le poste de juriste au Secrétariat de la Commission de contrôle des fichiers d'INTERPOL.