L'accesso da parte dei richiedenti ai dati che li riguardano elaborati negli archivi dell'INTERPOL è una questione complessa quando l'Ufficio Centrale Nazionale (NCB) limita la comunicazione delle informazioni relative a una richiesta. Tali restrizioni possono influire direttamente sulla capacità del richiedente di impegnarsi in una difesa legale equa, impedendogli di presentare contro-argomentazioni.
Dall'attuazione del suo Statuto, e come evidenziato in tutte le relazioni annuali della Commissione per il Controllo degli Archivi dell'INTERPOL (CCF) dal 2017, la questione della comunicazione delle informazioni al richiedente e le crescenti restrizioni richieste dagli NCB è una delle sfide più significative affrontate dalla CCF.
Secondo la relazione annuale 2022 della CCF, oltre il 50% dei casi gestiti dalla CCF sono soggetti a restrizioni, principalmente imposte dagli NCB.
Il principio generale: la comunicazione delle informazioni
Nel contesto di una richiesta presentata da un individuo alla Commissione, si applica lo Statuto della Commissione per il Controllo degli Archivi dell'INTERPOL. L'articolo 35(1) dello Statuto della Commissione stabilisce: “Le informazioni connesse a una richiesta sono accessibili al richiedente e alla fonte dei dati, fatte salve le restrizioni, le condizioni e le procedure stabilite in questo articolo.”
Pertanto, durante l'elaborazione di una richiesta, prima di qualsiasi divulgazione di informazioni a un richiedente, la Commissione consulta l'Ufficio Centrale Nazionale (NCB) fonte dei dati in merito alla comunicazione delle informazioni relative alla richiesta.
L'eccezione: restrizioni alla comunicazione dei dati
Qualsiasi restrizione alla comunicazione di informazioni da parte di un NCB deve essere motivata e giustificata. Per conformarsi agli articoli 35(3) e 35(4) dello Statuto della CCF, un NCB è invitato a:
- Indicare la/e ragione/i del suo rifiuto di divulgare qualsiasi informazione al richiedente, tra quelle elencate nell'articolo 35(3) dello Statuto della CCF:
- a) Per proteggere la sicurezza pubblica o nazionale o per prevenire la criminalità;
- b) Per proteggere la riservatezza di un'indagine o di un procedimento giudiziario;
- c) Per proteggere i diritti e le libertà del richiedente o di terzi.
- Giustificare il suo rifiuto nel caso specifico in questione in conformità con l'articolo 35(4) dello Statuto della Commissione, che stabilisce: “Qualsiasi restrizione alla divulgazione di informazioni deve essere giustificata.”
L'approccio della CCF di fronte alle restrizioni
Come primo passo, la Commissione di solito invita l'NCB a considerare se la restrizione richiesta sia effettivamente appropriata e ragionevole, poiché essa incide sul carattere contraddittorio del procedimento. Se le restrizioni vengono mantenute, la Commissione ricorda regolarmente all'NCB che desidera limitare la comunicazione di informazioni al richiedente il suo obbligo di motivare e giustificare adeguatamente le proprie decisioni. Quando le restrizioni non sono adeguatamente motivate o giustificate, la Commissione avvia comunicazioni approfondite con la parte che impone la restrizione, aumentando i tempi medi necessari per elaborare le richieste.
Come valuta le restrizioni la CCF?
La CCF esamina attentamente le restrizioni basandosi sulla loro giustificazione e sull'impatto sulla parte interessata. Essendo le restrizioni un'eccezione al principio generale di comunicazione delle informazioni, e comportando conseguenze sui diritti delle parti, la CCF le interpreta in modo restrittivo.
Come menzionato sopra, quando un NCB limita la comunicazione di informazioni, deve fornire sia le ragioni che la giustificazione per questa decisione. La CCF richiede costantemente che queste giustificazioni siano specifiche e direttamente collegate al caso in questione. Le giustificazioni generiche sono considerate non valide dalla CCF, poiché le giustificazioni non specifiche non hanno peso.
Nello studio di questa questione, la Commissione considera anche l'esistenza di possibili misure di bilanciamento per compensare l'interferenza con i diritti delle parti (come la fornitura di un riassunto redatto o di un set minimo di informazioni), che potrebbero minimizzare l'impatto delle restrizioni sui diritti del richiedente.
Se un NCB non giustifica o giustifica in modo insufficiente la restrizione delle informazioni, ciò potrebbe portare alla divulgazione dei dati al richiedente?
No. Ai sensi dell'articolo 35(4) dello Statuto della CCF, la sola assenza di giustificazione non porterà alla divulgazione del contenuto delle informazioni, ma potrà essere presa in considerazione dalla Camera delle Richieste nella valutazione e decisione su una richiesta. Di conseguenza, se la Commissione stabilisce che le restrizioni non sono adeguatamente giustificate in modo specifico per il caso, e che non rispettano i principi di necessità, proporzionalità e rimedio effettivo, non divulga i dati in questione. Tuttavia, nello studio della richiesta, la CCF tiene conto dell'impatto delle restrizioni sulla sua capacità di fornire una decisione motivata adeguata alla parte soggetta a restrizione, e le restrizioni possono influenzare la decisione della Commissione in merito alla conformità dei dati in questione con le norme.
Presso Otherside, mettiamo a frutto la nostra esperienza per affrontare le complessità legate al diritto di accesso, mirando a prevenire e mitigare le potenziali restrizioni imposte dalle autorità nazionali. Con la nostra profonda conoscenza delle regole dell'INTERPOL, ci impegniamo a proteggere i diritti dei nostri clienti contro restrizioni ingiustificate, aiutandoli a costruire una difesa legale efficace.
