Il 26 marzo 2026, la Commissione per il Controllo degli Archivi dell'INTERPOL (CCF) ha lanciato un portale online dedicato per la presentazione delle richieste. Nella stessa data, la CCF ha pubblicato la sua prima Guida per l'utente del Portale per i Richiedenti (la “Guida per l'utente”) e ha adottato un set rivisto di Regole Operative, che sostituiscono quelle modificate l'ultima volta il 27 giugno 2024. Insieme, questi documenti ridefiniscono la fase iniziale del processo della CCF. Questo articolo illustra cosa è cambiato, cosa significano le modifiche nella pratica e cosa devono fare professionisti e richiedenti al riguardo.
L'email è morta
Questo è il punto di partenza. Il portale non è un'opzione aggiuntiva; è l'unica opzione. La Regola 25 delle Regole Operative modificate richiede che tutte le presentazioni siano effettuate tramite il portale. La Guida per l'utente conferma che la CCF non prenderà in considerazione alcuna informazione o documento inviato tramite email o posta ordinaria, a meno che non abbia autorizzato mezzi alternativi ai sensi della Regola 25(2) in circostanze eccezionali.
In termini pratici, ciò significa che ogni studio legale, ogni ONG e ogni richiedente che si rappresenta da sé e che presenta una nuova richiesta deve utilizzare il portale. Per i casi già pendenti dinanzi alla CCF, la situazione è diversa. Le FAQ della CCF confermano che le richieste presentate prima del lancio del portale saranno gestite secondo la procedura precedente e i richiedenti non devono intraprendere alcuna azione. La CCF può decidere di migrare i casi in corso al portale; in tal caso, i richiedenti saranno avvisati.
Per le nuove richieste, tutte le comunicazioni successive alla presentazione devono avvenire tramite la funzione “Invia Messaggio” del portale. Le email della CCF vengono inviate da un indirizzo non monitorato e senza possibilità di risposta. Le risposte a tali email non saranno ricevute. Qualsiasi professionista che presenta una nuova richiesta dovrebbe prenderne nota: una volta presentata, il portale è l'unico canale.
Il limite di 10 pagine per gli argomenti
La Regola 30(8) delle Regole Operative modificate introduce un limite massimo rigoroso per il riassunto degli argomenti per le richieste di correzione/cancellazione e revisione: massimo 10 pagine. Questa regola è completamente nuova. Le precedenti Regole Operative non imponevano alcun limite di pagine.
La Guida per l'utente specifica cosa devono contenere queste 10 pagine: una sintesi dei fatti, argomentazioni legali organizzate con riferimento alle regole INTERPOL presumibilmente violate e un chiaro riassunto dello scopo della richiesta. Il contenuto opzionale include informazioni sul richiedente, riferimenti agli allegati, informazioni sulle richieste collegate e qualsiasi restrizione relativa alle fonti di dati.
Il limite di 10 pagine è una condizione di ammissibilità, non una linea guida. Una presentazione che lo supera rischia di essere dichiarata inammissibile prima che si arrivi al merito. Non è prevista alcuna tolleranza discrezionale nella regola.
Il limite di 20 allegati
La Guida per l'utente conferma che i richiedenti possono caricare un massimo di 20 allegati. Ciascuno deve essere chiaramente etichettato, con nomi di file che iniziano con il numero dell'allegato, e richiamato nel riassunto degli argomenti.
Per i casi con ampie documentazioni (sentenze giudiziarie, rapporti nazionali, pareri di esperti, articoli di stampa, documenti societari, prove mediche, corrispondenza), selezionare solo 20 allegati richiede un giudizio strategico. La domanda non è più “quali prove supportano i miei argomenti?” ma “quali sono i 20 documenti più rilevanti che la Commissione deve esaminare?”
La Guida per l'utente offre una parziale via di fuga: se le informazioni sono pubblicate su un sito web liberamente accessibile, l'URL deve essere citato nel documento degli argomenti anziché essere caricato come allegato. La versione PDF non dovrebbe essere inclusa. Tuttavia, le fonti a pagamento o che richiedono un login devono essere caricate come PDF. Ciò significa che i rapporti sulle condizioni dei paesi pubblicamente disponibili, gli articoli di notizie e le banche dati legali possono essere citati tramite URL, preservando gli slot per gli allegati per i documenti che esistono solo nel fascicolo del caso.
Se un richiedente necessita di più di 20 allegati, la Guida per l'utente indica che dovrebbe elencare e giustificare i documenti aggiuntivi, e la Commissione fornirà indicazioni. Ciò suggerisce che il limite ha una certa flessibilità, ma non dovrebbe essere trattato come una soluzione abituale. Presentare 20 allegati e poi richiedere il permesso per altri 15 non sarà ben visto nella presentazione.
Nessun video, nessun audio: solo procedura scritta
La Guida per l'utente afferma che le presentazioni video e audio non vengono prese in considerazione durante l'esame di una richiesta. La procedura dinanzi alla CCF è scritta. Solo le trascrizioni di estratti pertinenti possono essere prese in considerazione.
Le implicazioni pratiche sono immediate. Qualsiasi caso che si basi su testimonianze registrate (interviste a testimoni, dichiarazioni di clienti, trasmissioni mediatiche, registrazioni di procedimenti giudiziari) deve ora includere trascrizioni scritte dei passaggi rilevanti. La trascrizione diventa la prova, non la registrazione.
Richieste preventive: una questione aperta
Il termine “richesta preventiva” è stato generalmente inteso come riferito a richieste indirizzate alla Commissione in cui il richiedente chiede all'INTERPOL di non elaborare alcun dato futuro nei suoi archivi, anche quando non ci sono dati attualmente negli archivi dell'INTERPOL, sulla base del fatto che ciò violerebbe le regole dell'Organizzazione. Lo Statuto della CCF stesso non usa il termine, ma il concetto è stato riconosciuto e descritto sul sito web pubblico dell'INTERPOL.
Secondo la pratica precedente, come indicato sulla pagina della CCF del sito web dell'INTERPOL, la procedura funzionava come segue. Il richiedente poteva fornire informazioni a sostegno dell'affermazione che il trattamento di tali dati violerebbe le regole dell'INTERPOL. Al ricevimento, la Commissione avrebbe sottoposto la richiesta e qualsiasi informazione di accompagnamento al Segretariato Generale dell'INTERPOL per sua informazione e azione appropriata, in modo che il materiale potesse essere considerato durante future revisioni di conformità se una richiesta di cooperazione di polizia fosse stata ricevuta dallo stato richiedente. La Commissione avrebbe informato il richiedente che la presentazione era stata fornita al Segretariato Generale. Tuttavia, la Commissione non avrebbe intrapreso ulteriori passi in relazione alla revisione dei dati a meno che il richiedente non avesse successivamente presentato una domanda separata per l'accesso e/o la correzione o la cancellazione dei dati, a quel punto la Commissione avrebbe esaminato la domanda in conformità con le sue regole e procedure.
In altre parole, la richiesta preventiva non era una procedura giudiziaria completa. Era un meccanismo per depositare argomentazioni e prove presso il Segretariato Generale prima che qualsiasi dato fosse pubblicato, in modo che il materiale fosse disponibile durante la revisione di conformità. La Commissione agiva come un tramite, non come un decisore, nella fase preventiva. La revisione sostanziale iniziava solo se e quando il richiedente presentava una richiesta separata di correzione/cancellazione dopo che i dati apparivano nel sistema dell'INTERPOL.
Queste informazioni sono state ora rimosse dalla pagina della CCF del sito web pubblico dell'INTERPOL. Il nuovo portale offre tre tipi di richiesta: Accesso, Correzione/Cancellazione e Revisione. Nessuno di questi corrisponde a una richiesta preventiva. Una presentazione preventiva non è una richiesta di accesso, non è una richiesta di correzione/cancellazione nel senso tradizionale (non c'è alcun avviso pubblicato o diffusione da contestare), e non è certamente una domanda di revisione.
La Guida per l'utente è silente sulle richieste preventive. Non le menziona, non spiega come dovrebbero essere presentate nell'ambito della struttura a tre categorie del portale e non indica se rimangono disponibili.
Questa lacuna è importante. Le richieste preventive svolgevano una funzione specifica: permettevano a un individuo che aveva informazioni credibili che uno stato richiedente intendesse emettere una Notifica Rossa o una diffusione di depositare argomentazioni prima che i dati entrassero nel sistema dell'INTERPOL. Nei casi che coinvolgono persecuzione politica, procedimenti giudiziari di ritorsione o schemi noti di abuso, avere materiale depositato presso il Segretariato Generale prima della revisione di conformità era una salvaguardia pratica. La scomparsa della categoria preventiva sia dalla struttura del portale che dalla documentazione pubblica della CCF solleva la questione se questo meccanismo esista ancora e, in tal caso, come dovrebbe essere invocato.
L'approccio più plausibile potrebbe essere quello di presentare una richiesta di cancellazione tramite il portale, formulata in previsione della pubblicazione dei dati, e utilizzare il documento di argomentazioni per spiegare la natura preventiva della presentazione. Non è chiaro se la CCF accetterà questo approccio.
Le richieste di accesso sono ora semplici
Nel sistema precedente, le richieste di accesso venivano solitamente presentate via email con una lettera di accompagnamento, una procura e documenti di identità. Alcuni professionisti presentavano lettere di accompagnamento dettagliate che esponevano le basi della richiesta e le eventuali preoccupazioni relative al trattamento dei dati.
Il portale semplifica tutto questo. Le richieste di accesso non richiedono una lettera di accompagnamento o una sintesi delle argomentazioni. I campi strutturati nel portale sono sufficienti. Il richiedente fornisce le informazioni di identità del richiedente, seleziona il tipo di dati e invia. La Guida afferma che ulteriori informazioni possono essere indicate nei campi del portale, ma non vi è alcun obbligo.
Si tratta di una gradita semplificazione. Riduce notevolmente i tempi di preparazione per le richieste di accesso ed elimina qualsiasi ambiguità sulla documentazione richiesta nella fase di accesso.
Si invitano i richiedenti (ma non è obbligatorio) a verificare se sul sito web dell'INTERPOL sono presenti Notizie Rosse o Gialle pubblicamente disponibili relative al richiedente, e a indicarlo. La Guida ricorda che la maggior parte delle Notizie Rosse sono riservate alle forze dell'ordine e non sono visibili pubblicamente, quindi l'assenza di una pubblicazione pubblica non significa che non esistano dati.
Domande di revisione: La soglia delle due pagine
Il portale impone un processo a fasi per le domande di revisione ai sensi dell'articolo 42 dello Statuto della CCF. Nella fase iniziale, i richiedenti possono allegare un solo documento: una sintesi di due pagine che descrive i fatti appena scoperti.
Due pagine. Nessun documento di argomentazioni. Nessun allegato.
La CCF esamina quindi la sintesi di due pagine. Solo se la Commissione richiede ulteriori documenti, il richiedente può fornire una sintesi completa delle argomentazioni (soggetta al limite di 10 pagine) e degli allegati (soggetta al limite di 20 allegati). La domanda deve essere presentata entro sei mesi dalla scoperta dei nuovi fatti.
Si tratta di un vero e proprio meccanismo di filtro. La sintesi di due pagine deve realizzare tre obiettivi da sola: identificare con precisione i fatti appena scoperti, spiegare perché tali fatti avrebbero potuto portare la Camera delle Richieste a una conclusione diversa sulla richiesta originale, e stabilire che i fatti non erano disponibili durante il procedimento originale. Se la sintesi di due pagine non convince la CCF che una revisione completa è giustificata, la domanda non procede. Non c'è una seconda possibilità in questa fase.
I professionisti che presentano domande di revisione dovrebbero considerare la sintesi di due pagine come il documento più importante del caso. Non è una formalità o una presentazione preliminare. È la soglia. Redigerla con la stessa cura e precisione di una presentazione finale.
Un solo tipo di richiesta per presentazione: Niente più presentazioni combinate
Il portale richiede ai richiedenti di selezionare un solo tipo di richiesta per presentazione: Accesso, Correzione/Cancellazione o Revisione. Se ne può selezionare solo uno. Se un richiedente necessita sia di una richiesta di accesso che di una richiesta di correzione/cancellazione, devono essere presentate due distinte richieste.
Nel precedente sistema basato su email, era prassi comune presentare una richiesta combinata di accesso e cancellazione in un unico pacchetto, spesso con una singola lettera di accompagnamento che introduceva entrambe. Questa pratica non è più possibile.
Il portale consente di collegare le richieste tramite la sezione "Link", in modo che la CCF sia a conoscenza delle presentazioni correlate. Le richieste collegate possono riguardare lo stesso richiedente, lo stesso caso penale o membri della stessa famiglia. Se si presentano richieste collegate contemporaneamente, la Guida consiglia di indicare nella prima presentazione che una richiesta successiva "seguirà".
C'è un punto critico: anche quando le richieste sono collegate, la CCF le tratta in modo indipendente. Argomentazioni e prove presentate in una richiesta non possono essere utilizzate per supportare una richiesta collegata separata. Ogni presentazione deve essere autonoma. Ciò significa che se una prova è rilevante sia per una richiesta di accesso che per una richiesta di correzione/cancellazione, deve essere inclusa separatamente in entrambe le presentazioni.
Procura: Cosa i professionisti devono fare correttamente
La Guida stabilisce diversi requisiti per le procure che i professionisti devono assimilare.
La procura deve essere firmata dal richiedente. Una procura firmata dall'avvocato, che si designa come rappresentante, non è accettata. La Guida è esplicita su questo punto. Nei casi in cui il cliente sia detenuto, in esilio, nascosto o comunque difficile da raggiungere, la procura firmata deve comunque essere ottenuta prima che la presentazione tramite portale possa procedere. Non ci sono soluzioni alternative, nessun meccanismo di presentazione provvisoria e nessuna eccezione.
Laddove non sia indicata una data di scadenza, la CCF considererà la procura valida per due anni dalla data della firma del richiedente. I casi che si prevede dureranno più a lungo dovrebbero includere un periodo di validità specifico più lungo o far rinnovare la procura prima della scadenza.
La CCF fornisce un modello di procura che consente la designazione di un rappresentante principale e fino a due contatti aggiuntivi all'interno della stessa azienda o organizzazione. Tutti e tre possono ricevere la corrispondenza dalla CCF. Gli studi dovrebbero usarlo per assicurarsi che le comunicazioni relative al caso raggiungano le persone giuste, in particolare quando più avvocati lavorano sulla stessa questione.
Cambio di rappresentante: Conseguenze che i professionisti devono spiegare ai clienti
La procedura per cambiare rappresentante a metà caso è specificata nella Guida per l'utente, e comporta rischi reali.
Se un richiedente desidera cambiare rappresentante, il nuovo rappresentante deve presentare una nuova richiesta tramite il portale con una nuova procura firmata dal richiedente. Il nuovo rappresentante diventa automaticamente l'unico punto di contatto.
Il nuovo rappresentante deve fare una scelta binaria: o la CCF deve continuare a considerare le osservazioni del precedente rappresentante, oppure la nuova istanza deve annullarle e sostituirle interamente. Non si tratta di una transizione graduale. Se il nuovo rappresentante opta per l'annullamento, le precedenti osservazioni sono di fatto ritirate. Il fascicolo riparte da zero. Se optano per continuare, entrambe le serie di osservazioni rimangono in archivio.
Il nuovo rappresentante può anche richiedere che lo studio della richiesta esistente sia sospeso mentre prepara nuove osservazioni. Questo fa guadagnare tempo, ma allunga i tempi del caso.
Esiste un ulteriore meccanismo che richiede un'attenta gestione del cliente. Se un richiedente con una richiesta in corso presentata tramite un rappresentante contatta direttamente la CCF (presentando una richiesta tramite il portale a proprio nome), la CCF lo tratterà come un'istruzione che il richiedente è ora l'unico punto di contatto. Il precedente rappresentante sarà notificato. Questo è automatico: non c'è un passaggio di conferma.
L'implicazione pratica è chiara. I clienti devono essere informati, per iscritto, prima dell'inizio del procedimento, che qualsiasi contatto diretto con la CCF potrebbe comportare la cessazione del mandato del rappresentante. Le lettere di incarico dovrebbero affrontare espressamente questo punto. Un cliente che contatta la CCF per frustrazione, impazienza o confusione può inavvertitamente interrompere il rapporto avvocato-cliente ai fini del procedimento della CCF, senza alcun meccanismo per annullarlo se non la presentazione di una nuova richiesta per ristabilire la rappresentanza.
Una bozza alla volta
Il portale consente ai mittenti di salvare una bozza alla volta. Solo una. Per i professionisti che gestiscono più clienti, ciò significa che le bozze per casi diversi non possono essere elaborate in parallelo all'interno dello stesso account del portale. Ogni bozza deve essere completata e inviata (o scartata) prima che possa iniziare la successiva. I programmi di deposito per studi con un elevato volume di lavoro dovranno tenere conto di questa limitazione.
Cosa devono sapere i richiedenti
Per i richiedenti che presentano istanza per proprio conto, senza rappresentanza legale, il portale è progettato per essere navigabile. Il modulo si adatta dinamicamente, nascondendo le sezioni non pertinenti. I campi obbligatori impongono i requisiti minimi di ammissibilità. I menu a discesa strutturano le risposte.
Detto questo, i richiedenti che si rappresentano da soli dovrebbero essere consapevoli di diversi punti che potrebbero non essere ovvi dalla sola interfaccia del portale.
Il limite di 10 pagine per le argomentazioni si applica a tutti, non solo agli avvocati. I richiedenti che presentano le proprie richieste di correzione/cancellazione devono rispettare gli stessi requisiti di formato.
Il limite di 20 allegati si applica in egual misura. La selezione dei 20 documenti da includere richiede un giudizio su ciò che sarà più persuasivo per la Commissione, non semplicemente allegare tutto ciò che è disponibile.
Tutti i documenti devono essere in arabo, inglese, francese o spagnolo. I documenti in altre lingue devono essere tradotti. Questo include gli allegati.
Il portale è l'unico modo per comunicare con la CCF. Dopo l'invio, tutti i messaggi successivi devono passare attraverso la funzione "Invia messaggio" del portale. Le email alla CCF non saranno ricevute.
Riepilogo
Il lancio del portale è la riforma procedurale più significativa della CCF da anni. Standardizza il processo di acquisizione, impone disciplina sulle osservazioni e alza il livello di ciò che la Commissione accetterà in fase di acquisizione. Per i professionisti, gli aggiustamenti chiave sono: ristrutturare le argomentazioni per adattarle a 10 pagine, selezionare gli allegati per rientrare in 20 appendici, trascrivere qualsiasi prova audiovisiva per iscritto, informare i clienti sulle conseguenze del contatto diretto con la CCF e chiarire lo stato delle richieste preventive prima del deposito.
Per i richiedenti, il portale è accessibile ma i requisiti sono rigorosi. I vincoli di formato si applicano in egual misura agli individui rappresentati e a quelli che si rappresentano da soli. La preparazione è più importante che mai.
Charlie Magri è il fondatore di Otherside, uno studio legale specializzato dedicato esclusivamente alle questioni INTERPOL e CCF. È un ex Funzionario Legale presso il Segretariato della Commissione per il Controllo dei File dell'INTERPOL.
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