Il 26 marzo 2026, la Commissione per il controllo degli archivi dell’INTERPOL (CCF) ha lanciato un portale online dedicato alla presentazione delle richieste. Nella stessa data, la CCF ha pubblicato la sua prima Guida all’uso del portale per i richiedenti (la “Guida all’uso”) e ha adottato una versione rivista delle Regole operative, in sostituzione di quelle modificate da ultimo il 27 giugno 2024. Insieme, questi documenti ridefiniscono la fase iniziale del processo della CCF. Il presente articolo illustra quali sono i cambiamenti, cosa comportano tali modifiche nella pratica e quali azioni devono intraprendere i professionisti del settore e i richiedenti al riguardo.
L'e-mail è morta
Questo è il punto di partenza. Il portale non è un’opzione aggiuntiva, ma l’unica opzione possibile. L’articolo 25 delle Regole operative modificate prevede che tutte le comunicazioni debbano essere effettuate tramite il portale. La Guida per l’utente conferma che il CCF non prenderà in considerazione alcuna informazione o documento inviato tramite e-mail o posta ordinaria, a meno che non abbia autorizzato modalità alternative ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 2, in circostanze eccezionali.
In pratica, ciò significa che ogni impresa, ogni ONG e ogni richiedente che si rappresenta da sé e che presenta una nuova domanda deve utilizzare il portale. Per i casi già pendenti dinanzi al CCF, la situazione è diversa. Le FAQ del CCF confermano che le domande presentate prima dell’avvio del portale saranno gestite secondo la procedura precedente e che i richiedenti non devono intraprendere alcuna azione. Il CCF potrebbe decidere di trasferire i casi in corso sul portale; in tal caso, i richiedenti ne saranno informati.
Per le nuove richieste, tutte le comunicazioni successive all'invio devono avvenire tramite la funzione «Invia messaggio» del portale. Le e-mail inviate dal CCF provengono da un indirizzo «no-reply» non monitorato. Le risposte a tali e-mail non saranno ricevute. Si avvisano tutti i professionisti che presentano una nuova richiesta: una volta inviata, il portale è l'unico canale di comunicazione.
Il limite di 10 pagine per la memoria
L'articolo 30, paragrafo 8, delle Regole operative modificate introduce un limite massimo rigido per la sintesi delle argomentazioni relative alle richieste di correzione, cancellazione e revisione: 10 pagine al massimo. Si tratta di una norma del tutto nuova. Le precedenti Regole operative non prevedevano alcun limite di pagine.
La Guida per l'utente specifica cosa devono contenere tali 10 pagine: una descrizione fattuale, le argomentazioni giuridiche organizzate in riferimento alle norme dell'INTERPOL che si ritiene siano state violate e una chiara sintesi dello scopo della richiesta. I contenuti facoltativi includono informazioni generali sul richiedente, riferimenti alle appendici, informazioni su richieste correlate ed eventuali restrizioni relative alle fonti dei dati.
Il limite di 10 pagine costituisce una condizione di ammissibilità, non una linea guida. Un atto processuale che lo superi rischia di essere dichiarato inammissibile prima ancora che si passi all’esame nel merito. La norma non prevede alcun margine di tolleranza discrezionale.
Il limite di 20 allegati
La Guida per l'utente conferma che gli autori possono caricare un massimo di 20 appendici. Ciascuna di esse deve essere chiaramente identificata, con nomi di file che iniziano con il numero dell'appendice, e deve essere citata nella sintesi degli argomenti.
Nei casi in cui la documentazione è particolarmente ampia (sentenze, relazioni nazionali, perizie, articoli di stampa, documenti societari, prove mediche, corrispondenza), la selezione di soli 20 elementi probatori richiede una valutazione strategica. La domanda non è più «quali prove sostengono le mie argomentazioni?», bensì «quali sono i 20 documenti più incisivi che la Commissione deve esaminare?».
La Guida per l'utente offre una soluzione parziale: qualora le informazioni siano pubblicate su un sito web liberamente accessibile, l'URL dovrebbe essere citato nel documento di motivazione anziché essere caricato come allegato. La versione in formato PDF non dovrebbe essere inclusa. Tuttavia, le fonti protette da paywall o che richiedono l'accesso devono essere caricate in formato PDF. Ciò significa che i rapporti sulle condizioni dei paesi, gli articoli di cronaca e le banche dati giuridiche disponibili al pubblico possono essere citati tramite URL, riservando gli spazi destinati agli allegati ai documenti presenti esclusivamente nel fascicolo del caso.
Se un richiedente necessita di più di 20 allegati, la Guida per l’utente indica che deve elencare e motivare i documenti aggiuntivi, e la Commissione fornirà le proprie indicazioni. Ciò suggerisce che il limite massimo sia in qualche misura flessibile, ma non dovrebbe essere considerato come una soluzione alternativa abituale. Presentare 20 allegati e poi richiedere l’autorizzazione per altri 15 non gioverà all’immagine della domanda.
Nessun video, nessun audio: solo procedura scritta
La Guida per l'utente precisa che i contributi video e audio non vengono presi in considerazione durante l'esame di una richiesta. La procedura dinanzi al CCF è definita per iscritto. Possono essere prese in considerazione solo le trascrizioni dei passaggi pertinenti.
Le implicazioni pratiche sono immediate. Qualsiasi caso che si basi su testimonianze registrate (interrogatori di testimoni, dichiarazioni dei clienti, trasmissioni dei media, registrazioni di procedimenti giudiziari) deve ora includere trascrizioni scritte dei passaggi pertinenti. È la trascrizione a costituire la prova, non la registrazione.
Richieste preventive: una questione aperta
Il termine «richiesta preventiva» è stato generalmente interpretato come riferito alle richieste rivolte alla Commissione in cui il richiedente chiede all’INTERPOL di non trattare alcun dato futuro presente nei propri archivi, anche qualora al momento non vi siano dati in tali archivi, in quanto ciò costituirebbe una violazione delle norme dell’Organizzazione. Lo Statuto del CCF non utilizza tale termine, ma il concetto è stato riconosciuto e descritto sul sito web pubblico dell’INTERPOL.
In base alla prassi precedente, come indicato nella pagina dedicata al CCF del sito web di INTERPOL, la procedura funzionava come segue. Il richiedente poteva fornire informazioni a sostegno della tesi secondo cui il trattamento di tali dati avrebbe violato le norme di INTERPOL. Una volta ricevuta la richiesta, la Commissione la trasmetteva, unitamente alle eventuali informazioni allegate, al Segretariato Generale di INTERPOL affinché ne prendesse atto e adottasse le misure del caso, in modo che il materiale potesse essere preso in considerazione nel corso di future verifiche di conformità qualora fosse pervenuta una richiesta di cooperazione di polizia da parte dello Stato richiedente. La Commissione informava il richiedente che la richiesta era stata trasmessa al Segretariato generale. Tuttavia, la Commissione non intraprendeva ulteriori azioni in relazione alla revisione dei dati a meno che il richiedente non presentasse successivamente una domanda separata di accesso e/o di rettifica o cancellazione dei dati; a quel punto, la Commissione avrebbe esaminato la domanda in conformità con le proprie norme e procedure.
In altre parole, la richiesta preventiva non costituiva una procedura decisionale completa. Si trattava di un meccanismo volto a far figurare argomentazioni e prove negli atti del Segretariato Generale prima della pubblicazione dei dati, in modo che il materiale fosse disponibile durante la verifica di conformità. Nella fase preventiva, la Commissione ha agito da tramite, non da organo decisionale. La verifica di merito è iniziata solo se e quando il richiedente ha presentato una richiesta separata di rettifica/cancellazione dopo che i dati erano apparsi nel sistema dell’INTERPOL.
Queste informazioni sono state ora rimosse dalla pagina dedicata al CCF del sito web pubblico dell’INTERPOL. Il nuovo portale offre tre tipi di richiesta: accesso, rettifica/cancellazione e revisione. Nessuna di queste corrisponde a una richiesta preventiva. Una richiesta preventiva non è una richiesta di accesso, non è una richiesta di rettifica/cancellazione nel senso tradizionale del termine (non vi è alcun avviso pubblicato o diffusione da contestare) e non è certamente una domanda di revisione.
La Guida per l'utente non fa alcun riferimento alle richieste preventive. Non le menziona, non spiega come debbano essere inserite nella struttura a tre categorie del portale e non indica se siano ancora disponibili.
Questa lacuna è rilevante. Le richieste preventive svolgevano una funzione specifica: consentivano a chiunque disponesse di informazioni attendibili secondo cui uno Stato richiedente intendeva emettere una segnalazione rossa o una diffusione di presentare le proprie argomentazioni al Segretariato Generale prima che i dati fossero inseriti nel sistema dell’INTERPOL. Nei casi di persecuzione politica, procedimenti giudiziari a titolo di ritorsione o modelli noti di abuso, il fatto di disporre di materiale in archivio presso il Segretariato Generale prima della verifica di conformità costituiva una garanzia concreta. La scomparsa della categoria «preventiva» sia dalla struttura del portale che dalla documentazione CCF accessibile al pubblico solleva la questione se tale meccanismo esista ancora e, in caso affermativo, come debba essere invocato.
L'approccio più plausibile potrebbe essere quello di presentare una richiesta di cancellazione tramite il portale, motivandola in previsione della pubblicazione dei dati, e di utilizzare il documento contenente le motivazioni per spiegare il carattere preventivo della richiesta. Non è chiaro se il CCF accetterà tale approccio.
Le richieste di accesso sono ora più semplici
Con il sistema precedente, le richieste di accesso venivano solitamente presentate tramite e-mail, corredate da una lettera di accompagnamento, da una procura e dai documenti di identità. Alcuni professionisti presentavano lettere di accompagnamento dettagliate in cui esponevano i motivi della richiesta ed eventuali preoccupazioni relative al trattamento dei dati.
Il portale semplifica questa procedura. Le richieste di accesso non richiedono una lettera di accompagnamento né una sintesi delle motivazioni. È sufficiente compilare i campi strutturati presenti nel portale. Il richiedente inserisce i dati identificativi del richiedente, seleziona il tipo di dati e invia la richiesta. La Guida precisa che è possibile fornire ulteriori informazioni nei campi del portale, ma non vi è alcun obbligo in tal senso.
Si tratta di una semplificazione apprezzabile. Riduce notevolmente i tempi di preparazione delle richieste di accesso ed elimina ogni ambiguità riguardo alla documentazione richiesta in fase di accesso.
Si invitano i richiedenti (senza che ciò costituisca un obbligo) a verificare se sul sito web dell’INTERPOL siano presenti segnalazioni rosse o gialle accessibili al pubblico relative al richiedente e a indicarlo. La Guida ricorda che la maggior parte delle segnalazioni rosse è riservata alle forze dell’ordine e non è visibile al pubblico, pertanto l’assenza di un elenco pubblico non implica che non esistano dati.
Richieste di revisione: la soglia delle due pagine
Il portale prevede una procedura a più fasi per le richieste di revisione ai sensi dell’articolo 42 dello Statuto del CCF. Nella fase iniziale, i richiedenti possono allegare un solo documento: una sintesi di due pagine che descriva i fatti emersi di recente.
Due pagine. Nessun documento di motivazione. Nessuna appendice.
La CCF esamina quindi la sintesi di due pagine. Solo qualora la Commissione richieda ulteriori documenti, il richiedente potrà presentare una sintesi completa delle argomentazioni (nel rispetto del limite di 10 pagine) e delle appendici (nel rispetto del limite massimo di 20 appendici). La domanda deve essere presentata entro sei mesi dalla scoperta dei nuovi fatti.
Si tratta di un vero e proprio meccanismo di selezione. La sintesi di due pagine deve soddisfare di per sé tre requisiti: identificare con precisione i fatti recentemente scoperti, spiegare perché tali fatti avrebbero potuto indurre la Camera delle richieste a giungere a una conclusione diversa in merito alla richiesta originaria e dimostrare che tali fatti non erano disponibili durante il procedimento originario. Se la sintesi di due pagine non convince la CCF della necessità di un riesame completo, la domanda non viene accolta. In questa fase non è prevista alcuna seconda possibilità.
I professionisti che presentano istanze di revisione dovrebbero considerare la sintesi di due pagine come il documento più importante del caso. Non si tratta di una formalità né di un atto preliminare, bensì della fase iniziale. Redigetela con la stessa cura e precisione con cui redigereste un atto definitivo.
Un solo tipo di richiesta per ogni presentazione: basta con le richieste combinate
Il portale richiede ai richiedenti di selezionare un tipo di richiesta per ogni invio: accesso, rettifica/cancellazione o revisione. È possibile selezionarne solo uno. Se un richiedente necessita sia di una richiesta di accesso che di una richiesta di rettifica/cancellazione, dovrà presentare due richieste separate.
Con il precedente sistema basato sulla posta elettronica, era prassi comune presentare una richiesta combinata di accesso e cancellazione in un unico fascicolo, spesso accompagnata da un’unica lettera di accompagnamento che introduceva entrambe le richieste. Tale prassi non è più consentita.
Il portale consente di collegare le richieste tramite la sezione «Collegamenti», in modo che il CCF sia a conoscenza dei documenti correlati. Le richieste collegate possono riguardare lo stesso richiedente, lo stesso procedimento penale o membri della stessa famiglia. Qualora si presentino richieste collegate contemporaneamente, la Guida consiglia di indicare nella prima richiesta che ne «seguirà» un’altra.
C'è un punto fondamentale: anche quando le richieste sono collegate, il CCF le tratta in modo indipendente l'una dall'altra. Gli argomenti e le prove presentati in una richiesta non possono essere utilizzati a sostegno di una richiesta collegata ma distinta. Ogni istanza deve essere autonoma. Ciò significa che, se una prova è rilevante sia per una richiesta di accesso che per una richiesta di rettifica/cancellazione, deve essere inclusa separatamente in entrambe le istanze.
Procura: gli aspetti fondamentali che i professionisti devono tenere presenti
La Guida enuncia una serie di requisiti relativi alle procure che i professionisti devono interiorizzare.
La procura deve essere firmata dal richiedente. Non è accettata una procura firmata dall’avvocato che si designi come rappresentante. La Guida è esplicita su questo punto. Nei casi in cui il cliente sia detenuto, in esilio, latitante o comunque difficile da contattare, è comunque necessario ottenere la procura firmata prima di poter procedere con l’invio tramite il portale. Non esistono soluzioni alternative, né meccanismi di deposito provvisorio, né eccezioni.
Qualora non sia indicata alcuna data di scadenza, il CCF considererà la procura valida per due anni a partire dalla data della firma del richiedente. I casi che si prevede durino più a lungo dovranno prevedere un periodo di validità più lungo oppure la procura dovrà essere rinnovata prima della scadenza.
Il CCF mette a disposizione un modello di procura che consente di designare un rappresentante principale e fino a due referenti aggiuntivi all’interno dello stesso studio legale o della stessa organizzazione. Tutti e tre possono ricevere la corrispondenza dal CCF. Gli studi legali dovrebbero avvalersi di tale strumento per garantire che le comunicazioni relative ai casi giungano alle persone giuste, in particolare nei casi in cui più avvocati lavorino alla stessa pratica.
Cambio di rappresentante: le conseguenze che i professionisti devono spiegare ai clienti
La procedura per la modifica del valore rappresentativo intermedio è descritta in dettaglio nella Guida per l'utente e comporta rischi concreti.
Qualora un richiedente desideri cambiare rappresentante, il nuovo rappresentante dovrà presentare una nuova richiesta tramite il portale, allegando una nuova procura firmata dal richiedente. Il nuovo rappresentante diventerà automaticamente l'unico referente.
Il nuovo rappresentante deve compiere una scelta netta: o il CCF continua a prendere in considerazione le osservazioni presentate dal precedente rappresentante, oppure il nuovo fascicolo deve annullarle e sostituirle integralmente. Non si tratta di una transizione graduale. Se il nuovo rappresentante opta per l’annullamento, le precedenti osservazioni vengono di fatto ritirate. Il fascicolo riparte da zero. Se invece opta per la continuazione, entrambe le serie di osservazioni rimangono agli atti.
Il nuovo rappresentante può inoltre richiedere la sospensione dell'esame della domanda esistente mentre prepara nuovi documenti da presentare. Ciò consente di guadagnare tempo, ma allunga i tempi del procedimento.
Esiste un ulteriore meccanismo che richiede un'attenta gestione dei clienti. Se un richiedente con una pratica in corso presentata tramite un rappresentante contatta direttamente il CCF (inviando una richiesta attraverso il portale a proprio nome), il CCF interpreterà tale azione come un'istruzione secondo cui il richiedente è ora l'unico referente. Il precedente rappresentante ne verrà informato. Si tratta di un processo automatico: non è prevista alcuna fase di conferma.
Le implicazioni pratiche sono evidenti. I clienti devono essere informati per iscritto, prima dell’inizio del procedimento, che qualsiasi contatto diretto con il CCF potrebbe comportare la cessazione del mandato del rappresentante. Le lettere di incarico dovrebbero affrontare espressamente questo punto. Un cliente che contatta il CCF per frustrazione, impazienza o confusione potrebbe inavvertitamente interrompere il rapporto avvocato-cliente ai fini del procedimento dinanzi al CCF, senza alcun meccanismo per porvi rimedio se non la presentazione di una nuova richiesta di ripristino della rappresentanza.
Un passo alla volta
Il portale consente agli utenti di salvare una sola bozza alla volta. Una sola. Per i professionisti che gestiscono più clienti, ciò significa che non è possibile lavorare in parallelo su bozze relative a casi diversi all’interno dello stesso account del portale. Ogni bozza deve essere completata e inviata (o scartata) prima di poter iniziare quella successiva. Gli studi con un volume elevato di lavoro dovranno tenere conto di questa limitazione nei propri programmi di presentazione.
Cosa devono sapere i candidati
Per i richiedenti che presentano domanda per conto proprio, senza assistenza legale, il portale è stato progettato per essere di facile consultazione. Il modulo si adatta dinamicamente, nascondendo le sezioni non pertinenti. I campi obbligatori garantiscono il rispetto dei requisiti minimi di ammissibilità. I menu a tendina consentono di strutturare le risposte.
Detto questo, i richiedenti che si rappresentano da soli dovrebbero tenere presente alcuni aspetti che potrebbero non risultare evidenti solo dall'interfaccia del portale.
Il limite di 10 pagine per la motivazione si applica a tutti, non solo agli avvocati. I richiedenti che presentano autonomamente le proprie richieste di rettifica o cancellazione devono rispettare gli stessi requisiti di formato.
Il limite massimo di 20 allegati si applica in egual misura. La scelta dei 20 documenti da allegare richiede una valutazione su quali siano quelli più persuasivi per la Commissione, non semplicemente l’allegato di tutto il materiale disponibile.
Tutti i documenti devono essere redatti in arabo, inglese, francese o spagnolo. I documenti in altre lingue devono essere tradotti. Ciò vale anche per le appendici.
Il portale è l'unico canale di comunicazione con il CCF. Una volta effettuata la richiesta, tutti i messaggi successivi devono essere inviati tramite la funzione «Invia messaggio» del portale. Le e-mail inviate al CCF non saranno ricevute.
Sintesi
Il lancio del portale rappresenta la riforma procedurale più significativa degli ultimi anni presso la CCF. Esso standardizza il processo di ammissione, impone una maggiore disciplina nella presentazione dei documenti e inasprisce i criteri di ammissibilità da parte della Commissione. Per i professionisti, gli adeguamenti principali sono: riorganizzare le argomentazioni in modo che rientrino in 10 pagine, selezionare i documenti da allegare in modo che rientrino in 20 appendici, trascrivere per iscritto qualsiasi prova audiovisiva, informare i clienti sulle conseguenze di un contatto diretto con la CCF e chiarire lo stato delle richieste preventive prima del deposito.
Per i richiedenti, il portale è accessibile, ma i requisiti sono rigorosi. I vincoli di formato si applicano sia a chi è assistito da un legale sia a chi si rappresenta da solo. La preparazione è più importante che mai.
Charlie Magri è il fondatore di Otherside, uno studio legale specializzato che si occupa esclusivamente di questioni relative all’INTERPOL e alla CCF. In precedenza ha ricoperto il ruolo di funzionario giuridico presso il Segretariato della Commissione per il controllo degli archivi dell’INTERPOL.
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