Qué implican en la práctica los cambios introducidos en el portal del CCF: una guía para profesionales y solicitantes

El 26 de marzo de 2026, la Comisión de Control de los Ficheros de INTERPOL (CCF) puso en marcha un portal en línea específico para la presentación de solicitudes. En esa misma fecha, la CCF publicó su primera Guía del usuario del portal para solicitantes (la «Guía del usuario») y aprobó un conjunto revisado de Normas de funcionamiento, que sustituyen a las modificadas por última vez el 27 de junio de 2024. En conjunto, estos documentos reconfiguran la fase inicial del proceso de la CCF. En este artículo se exponen los cambios introducidos, lo que significan las modificaciones en la práctica y lo que deben hacer al respecto los profesionales y los solicitantes.

El correo electrónico ha muerto

Este es el punto de partida. El portal no es una opción adicional; es la única opción. La regla 25 de las Normas de Funcionamiento modificadas exige que todas las presentaciones se realicen a través del portal. La Guía del usuario confirma que el CCF no tendrá en cuenta ninguna información o documento enviado por correo electrónico o correo postal, salvo que haya autorizado medios alternativos en virtud de la regla 25(2) en circunstancias excepcionales.

En la práctica, esto significa que todas las empresas, todas las ONG y todos los solicitantes que actúen en nombre propio y presenten una nueva solicitud deben utilizar el portal. En el caso de los expedientes que ya se encuentran pendientes ante la CCF, la situación es diferente. Las preguntas frecuentes de la CCF confirman que las solicitudes presentadas antes de la puesta en marcha del portal se tramitarán según el procedimiento anterior, y que los solicitantes no tienen que hacer nada al respecto. La CCF podría decidir trasladar los expedientes en curso al portal; de ser así, se informará a los solicitantes.

En el caso de las nuevas solicitudes, todas las comunicaciones posteriores a la presentación deberán realizarse a través de la función «Enviar mensaje» del portal. Los correos electrónicos de la CCF se envían desde una dirección de respuesta automática que no se supervisa. No se recibirán las respuestas a dichos correos electrónicos. Se ruega a los profesionales que presenten una nueva solicitud que tengan en cuenta lo siguiente: una vez enviada la solicitud, el portal es el único canal de comunicación.

El límite de 10 páginas para el escrito de alegaciones

El apartado 8 del artículo 30 de las Normas de Funcionamiento modificadas establece un límite máximo estricto para el resumen de argumentos de las solicitudes de corrección, supresión y revisión: un máximo de 10 páginas. Esta norma es totalmente nueva. Las Normas de Funcionamiento anteriores no imponían ningún límite de páginas.

La Guía del usuario especifica lo que deben contener esas 10 páginas: un resumen fáctico, argumentos jurídicos organizados en función de las normas de INTERPOL que presuntamente se han infringido y un resumen claro del objetivo de la solicitud. El contenido opcional incluye antecedentes sobre el solicitante, referencias a los anexos, información sobre solicitudes relacionadas y cualquier restricción relativa a las fuentes de datos.

El límite de 10 páginas es un requisito de admisibilidad, no una recomendación. Una presentación que lo supere corre el riesgo de ser declarada inadmisible antes de que se examine el fondo del asunto. La norma no prevé ningún margen de tolerancia discrecional.

El límite de 20 apéndices

La Guía del usuario confirma que los autores pueden adjuntar un máximo de 20 anexos. Cada uno de ellos debe estar claramente identificado, con nombres de archivo que comiencen por el número del anexo, y debe hacerse referencia a ellos en el resumen de argumentos.

En los casos en los que existe una amplia documentación (sentencias judiciales, informes nacionales, dictámenes periciales, artículos de prensa, documentos corporativos, pruebas médicas, correspondencia), la selección de solo 20 pruebas documentales requiere un criterio estratégico. La pregunta ya no es «¿qué pruebas respaldan mis argumentos?», sino «¿cuáles son los 20 documentos más relevantes que la Comisión debe examinar?».

La Guía del usuario ofrece una solución parcial: cuando la información se publique en un sitio web de libre acceso, se deberá citar la URL en el documento de argumentación, en lugar de adjuntarla como anexo. No se deberá incluir la versión en PDF. Sin embargo, las fuentes que se encuentren tras un muro de pago o que requieran iniciar sesión deberán adjuntarse en formato PDF. Esto significa que los informes sobre la situación de los países, los artículos de prensa y las bases de datos jurídicas de acceso público pueden citarse mediante su URL, reservando así los espacios de los anexos para los documentos que solo figuran en el expediente del caso.

Si un solicitante necesita más de 20 anexos, la Guía del usuario indica que debe enumerar y justificar los documentos adicionales, y la Comisión le informará al respecto. Esto sugiere que el límite máximo tiene cierta flexibilidad, pero no debe considerarse una solución habitual. Presentar 20 anexos y solicitar posteriormente permiso para 15 más no causará una buena impresión sobre la solicitud.

Sin vídeo ni audio: solo procedimiento escrito

La Guía del usuario establece que, durante el examen de una solicitud ante el CCF, no se tienen en cuenta los materiales de vídeo ni de audio. El procedimiento ante el CCF se lleva a cabo por escrito. Solo se podrán tener en cuenta las transcripciones de los extractos pertinentes.

Las implicaciones prácticas son inmediatas. Cualquier caso que se base en testimonios grabados (entrevistas a testigos, declaraciones de clientes, emisiones de los medios de comunicación, grabaciones de actuaciones judiciales) debe incluir ahora transcripciones escritas de los pasajes pertinentes. La transcripción se convierte en la prueba, no la grabación.

Solicitudes preventivas: una cuestión pendiente

Por lo general, se ha entendido que el término «solicitud preventiva» hace referencia a las solicitudes dirigidas a la Comisión en las que el solicitante pide a INTERPOL que no procese ningún dato futuro en sus ficheros, incluso cuando actualmente no existan datos en los ficheros de INTERPOL, basándose en que hacerlo infringiría las normas de la Organización. El propio Estatuto del CCF no utiliza este término, pero el concepto fue reconocido y descrito en el sitio web público de INTERPOL.

Según la práctica anterior, tal y como se expone en la página del CCF del sitio web de INTERPOL, el procedimiento funcionaba de la siguiente manera. El solicitante podía aportar información que respaldara la afirmación de que el tratamiento de dichos datos infringiría las normas de INTERPOL. Una vez recibida, la Comisión remitía la solicitud y cualquier información adjunta a la Secretaría General de INTERPOL para su conocimiento y para que tomara las medidas oportunas, de modo que el material pudiera tenerse en cuenta en futuras revisiones de cumplimiento en caso de que se recibiera una solicitud de cooperación policial del Estado solicitante. La Comisión informaba al solicitante de que la solicitud había sido remitida a la Secretaría General. Sin embargo, la Comisión no tomaba ninguna otra medida en relación con la revisión de los datos a menos que el solicitante presentara posteriormente una solicitud independiente de acceso a los datos y/o de su corrección o supresión, en cuyo caso la Comisión examinaba la solicitud de conformidad con sus normas y procedimientos.

En otras palabras, la solicitud preventiva no constituía un procedimiento jurisdiccional completo. Se trataba de un mecanismo para presentar argumentos y pruebas ante la Secretaría General antes de que se publicaran los datos, de modo que el material estuviera disponible durante la revisión de conformidad. La Comisión actuó como intermediaria, y no como órgano decisorio, en la fase preventiva. La revisión sustantiva solo se iniciaba si el solicitante presentaba una solicitud de corrección o supresión por separado una vez que los datos aparecían en el sistema de INTERPOL.

Esta información ha sido eliminada de la página del CCF del sitio web público de INTERPOL. El nuevo portal ofrece tres tipos de solicitudes: acceso, corrección/supresión y revisión. Ninguna de ellas se corresponde con una solicitud preventiva. Una solicitud preventiva no es una solicitud de acceso, no es una solicitud de corrección/supresión en el sentido tradicional (no hay ningún aviso publicado ni difusión que impugnar) y, desde luego, no es una solicitud de revisión.

La Guía del usuario no dice nada sobre las solicitudes preventivas. No las menciona, no explica cómo deben clasificarse dentro de la estructura de tres categorías del portal y no indica si siguen estando disponibles.

Esta laguna es importante. Las solicitudes preventivas cumplían una función específica: permitían a una persona que dispusiera de información fiable de que un Estado solicitante tenía la intención de emitir una notificación roja o una difusión presentar sus argumentos ante la Secretaría General antes de que los datos se introdujeran en el sistema de INTERPOL. En casos relacionados con persecución política, enjuiciamiento por represalias o patrones conocidos de abuso, el hecho de que la Secretaría General tuviera constancia de dicha información antes de la revisión de cumplimiento constituía una garantía práctica. La desaparición de la categoría preventiva tanto de la estructura del portal como de la documentación del CCF destinada al público plantea la cuestión de si este mecanismo sigue existiendo y, en caso afirmativo, cómo debe invocarse.

Quizá el enfoque más plausible sea presentar una solicitud de supresión a través del portal, formulada con vistas a la futura publicación de los datos, y utilizar el documento de argumentación para explicar el carácter preventivo de dicha solicitud. No está claro si el CCF aceptará este enfoque.

Las solicitudes de acceso ahora son muy sencillas

En el sistema anterior, las solicitudes de acceso solían presentarse por correo electrónico, acompañadas de una carta de presentación, un poder notarial y la documentación de identidad. Algunos profesionales presentaban cartas de presentación detalladas en las que exponían los fundamentos de la solicitud y cualquier inquietud relacionada con el tratamiento de datos.

El portal simplifica este proceso. Las solicitudes de acceso no requieren una carta de presentación ni un resumen de los argumentos. Basta con rellenar los campos estructurados del portal. El remitente introduce los datos de identidad del solicitante, selecciona el tipo de datos y envía la solicitud. La Guía indica que se puede incluir información adicional en los campos del portal, pero no es obligatorio.

Se trata de una simplificación muy bienvenida. Reduce considerablemente el tiempo de preparación de las solicitudes de acceso y elimina cualquier ambigüedad sobre la documentación que se requiere en la fase de acceso.

Se invita a los solicitantes (aunque no es obligatorio) a que comprueben si en el sitio web de INTERPOL figuran notificaciones rojas o amarillas de acceso público relativas al solicitante, y a que lo indiquen. La Guía recuerda que la mayoría de las notificaciones rojas están restringidas a las fuerzas del orden y no son visibles para el público, por lo que la ausencia de una lista pública no significa que no existan datos.

Solicitudes de revisión: el límite de dos páginas

El portal aplica un procedimiento por fases para las solicitudes de revisión en virtud del artículo 42 del Estatuto del CCF. En la fase inicial, los solicitantes solo pueden adjuntar un documento: un resumen de dos páginas en el que se describan los hechos recientemente descubiertos.

Dos páginas. Sin documento de justificación. Sin anexos.

A continuación, la CCF examina el resumen de dos páginas. Solo si la Comisión solicita documentación adicional, el solicitante podrá presentar un resumen completo de los argumentos (dentro del límite de 10 páginas) y los anexos (dentro del límite de 20 anexos). La solicitud deberá presentarse en un plazo de seis meses a partir del descubrimiento de los nuevos hechos.

Se trata de un auténtico mecanismo de control de acceso. El resumen de dos páginas debe cumplir por sí solo tres objetivos: identificar con precisión los hechos recientemente descubiertos, explicar por qué dichos hechos podrían haber llevado a la Sala de Solicitudes a una conclusión diferente respecto a la solicitud original, y demostrar que dichos hechos no estaban disponibles durante el procedimiento original. Si el resumen de dos páginas no convence a la Sala de Apelaciones de que se justifica una revisión completa, la solicitud no prospera. En esta fase no hay una segunda oportunidad.

Los profesionales que presenten solicitudes de revisión deben considerar el resumen de dos páginas como el documento más importante del caso. No se trata de una mera formalidad ni de una presentación preliminar. Es el punto de partida. Redáctelo con el mismo cuidado y precisión que una presentación definitiva.

Un tipo de solicitud por presentación: se acabaron las presentaciones combinadas

El portal exige a los solicitantes que seleccionen un tipo de solicitud por cada solicitud presentada: acceso, corrección/supresión o revisión. Solo se puede seleccionar una opción. Si un solicitante necesita tanto una solicitud de acceso como una solicitud de corrección/supresión, deberá presentar dos solicitudes distintas.

En el anterior sistema basado en el correo electrónico, era habitual presentar una solicitud conjunta de acceso y supresión en un único paquete, a menudo acompañada de una sola carta de presentación en la que se describían ambas. Esa práctica ya no es posible.

El portal permite vincular las solicitudes a través de la sección «Vincular», de modo que la CCF tenga constancia de los expedientes relacionados. Las solicitudes vinculadas pueden referirse al mismo solicitante, a la misma causa penal o a miembros de la misma familia. Si se presentan solicitudes vinculadas simultáneamente, la Guía recomienda indicar en la primera presentación que «se presentará» una solicitud adicional.

Hay un aspecto fundamental: incluso cuando las solicitudes están relacionadas entre sí, el CCF las trata de forma independiente. Los argumentos y las pruebas presentados en una solicitud no pueden utilizarse para respaldar otra solicitud relacionada. Cada solicitud debe ser autónoma. Esto significa que, si las pruebas son pertinentes tanto para una solicitud de acceso como para una solicitud de rectificación o supresión, deben incluirse por separado en ambas solicitudes.

Poder notarial: lo que los profesionales deben tener en cuenta

La Guía establece varios requisitos relativos a los poderes notariales que los profesionales deben asimilar.

El poder notarial debe estar firmado por el solicitante. No se aceptan los poderes notariales firmados por el abogado en los que este se designe a sí mismo como representante. La Guía es muy clara al respecto. En los casos en que el cliente se encuentre detenido, en el exilio, en la clandestinidad o sea difícil localizarlo por cualquier otro motivo, seguirá siendo necesario obtener el poder notarial firmado antes de poder proceder a la presentación a través del portal. No existe ninguna solución alternativa, ningún mecanismo de presentación provisional ni ninguna excepción.

Cuando no se indique una fecha de vencimiento, el CCF considerará que el poder notarial tiene una validez de dos años a partir de la fecha de la firma del solicitante. En los casos en los que se prevea que el proceso se prolongue más tiempo, deberá indicarse un período de validez específico más largo o renovarse el poder notarial antes de su vencimiento.

El CCF ofrece un modelo de poder notarial que permite designar a un representante principal y hasta dos contactos adicionales dentro de la misma firma u organización. Los tres pueden recibir correspondencia del CCF. Las firmas deben utilizar este modelo para garantizar que las comunicaciones relativas a los casos lleguen a las personas adecuadas, especialmente cuando varios abogados trabajan en el mismo asunto.

Cambio de representante: consecuencias que los profesionales deben explicar a sus clientes

El procedimiento para cambiar el caso representativo se describe detalladamente en la Guía del usuario y conlleva riesgos reales.

Si un solicitante desea cambiar de representante, el nuevo representante deberá presentar una nueva solicitud a través del portal, acompañada de un nuevo poder firmado por el solicitante. El nuevo representante pasará automáticamente a ser el único punto de contacto.

El nuevo representante debe tomar una decisión binaria: o bien la CCF debe seguir teniendo en cuenta las alegaciones del representante anterior, o bien la nueva solicitud debe anularlas y sustituirlas por completo. No se trata de una transición gradual. Si el nuevo representante opta por la anulación, las alegaciones anteriores quedan efectivamente retiradas. El expediente se reinicia desde cero. Si opta por continuar, ambos conjuntos de alegaciones permanecen en el expediente.

El nuevo representante también puede solicitar que se suspenda el examen de la solicitud existente mientras prepara nuevas alegaciones. Esto permite ganar tiempo, pero alarga la duración del procedimiento.

Existe otro mecanismo que requiere una gestión cuidadosa de los clientes. Si un solicitante con una solicitud en trámite presentada a través de un representante se pone en contacto directamente con la CCF (enviando una solicitud a través del portal a su propio nombre), la CCF interpretará esto como una indicación de que el solicitante es ahora el único punto de contacto. Se notificará al representante anterior. Este proceso es automático: no hay ningún paso de confirmación.

Las consecuencias prácticas son evidentes. Se debe informar a los clientes, por escrito y antes de que inicien los procedimientos, de que cualquier contacto directo con la CCF podría dar lugar a la rescisión del mandato del representante. Las cartas de encargo deben abordar este punto de forma expresa. Un cliente que se ponga en contacto con la CCF por frustración, impaciencia o confusión puede romper inadvertidamente la relación abogado-cliente a efectos de los procedimientos de la CCF, sin que exista ningún mecanismo para revertirlo, salvo la presentación de una nueva solicitud para restablecer la representación.

Paso a paso

El portal permite a los usuarios guardar un borrador cada vez. Solo uno. Para los profesionales que gestionan varios clientes, esto significa que no es posible trabajar en paralelo en borradores de distintos casos dentro de la misma cuenta del portal. Cada borrador debe completarse y enviarse (o descartarse) antes de poder comenzar con el siguiente. Los calendarios de presentación de los despachos con un gran volumen de trabajo deberán tener en cuenta esta limitación.

Lo que deben saber los solicitantes

Para los solicitantes que presenten su solicitud por cuenta propia, sin representación legal, el portal está diseñado para facilitar su navegación. El formulario se adapta dinámicamente, ocultando las secciones que no son pertinentes. Los campos obligatorios garantizan el cumplimiento de los requisitos mínimos de admisibilidad. Los menús desplegables estructuran las respuestas.

No obstante, los solicitantes que se representen a sí mismos deben tener en cuenta varios aspectos que quizá no resulten evidentes solo a partir de la interfaz del portal.

El límite de 10 páginas para la exposición de motivos se aplica a todos, no solo a los abogados. Los solicitantes que presenten sus propias solicitudes de corrección o supresión deben cumplir los mismos requisitos de formato.

El límite de 20 anexos se aplica de igual modo. La selección de los 20 documentos que se van a incluir requiere evaluar qué es lo que resultará más convincente para la Comisión, y no limitarse a adjuntar todo lo que se tenga a disposición.

Todos los documentos deben estar redactados en árabe, inglés, francés o español. Los documentos redactados en otros idiomas deben traducirse. Esto incluye los anexos.

El portal es la única vía de comunicación con la CCF. Una vez enviada la solicitud, todos los mensajes posteriores deberán realizarse a través de la función «Enviar mensaje» del portal. No se aceptarán correos electrónicos dirigidos a la CCF.

Resumen

El lanzamiento del portal constituye la reforma procedimental más importante de la CCF en los últimos años. Estandariza el proceso de admisión, impone una mayor disciplina en la presentación de documentos y eleva el nivel de exigencia respecto a lo que la Comisión aceptará en la fase de admisión. Para los profesionales, los ajustes clave son: reestructurar los argumentos para que quepan en 10 páginas, seleccionar las pruebas documentales para que quepan en 20 anexos, transcribir cualquier prueba audiovisual a formato escrito, informar a los clientes sobre las consecuencias del contacto directo con la CCF y aclarar la situación de las solicitudes preventivas antes de la presentación.

Para los solicitantes, el portal es accesible, pero los requisitos son exigentes. Las restricciones de formato se aplican por igual tanto a quienes cuentan con representación legal como a quienes se representan a sí mismos. La preparación es más importante que nunca.

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Charlie Magri es el fundador de Otherside, un bufete de abogados especializado que se dedica exclusivamente a asuntos relacionados con INTERPOL y la CCF. Anteriormente, fue asesor jurídico de la Secretaría de la Comisión de Control de los Ficheros de INTERPOL.